Sistemele ERP sunt sisteme informatice de business, integrate, formate din module ce pot gestiona procesele de business dintr-o organizatie. Avantajele utilizarii unor astfel de sisteme presupun integrarea datelor, accesul in timp real la informatii, procese si interfete de lucru standard, costuri reduse si venituri sporite.

Sistemele ERP au la baza sistemele de gestionare a bazelor de date relationale in care datele sunt stocate in tabele bidimensionale relationate prin chei commune. Tipurile de date stocate in aceste tabele sunt date de baza, date pentru tranzactii si date de configurare. Inainte de a pune in aplicare sistemul ERP, o companie ar trebui sa creeze configuratie de sistem care sa cuprinda aplicatia ERP si baza de date pe diferite servere, fiecare furnizand o functie diferita: de dezvoltare, de testare, de productie.

Capitolul dezbate doua metode pe care companiile le utilizeaza pentru a-si schimba procesele de business pentru a le face mai competitive. Una dintre metode este restructurarea proceselor de business (BPR) si reprezinta o reproiectare fundamental si radical a acestora, pentru a obtine imbunatatiri substantiale referitoare la masurile de calitate, cost, viteza si satisfactia clientilor. A doua metoda este imbunatatirea procesului de business (BPI) utilizata de companii pentru a-si imbunatati procesele.

Modalitatea prin care organizatiile pot ajunge la o intelegere mai buna a proceselor sale este aceea de a le reprezenta sub forma de harti de procese. Aceste harti definesc intrarile, iesirile, activitatile si rolurile implicate in proces. Avantajele realizarii hartilor de proces sunt descoperirea blocajelor si a altor activitati care nu au valoare adaugata, precum si confirmarea rolurilor angajatilor in scopul instruirii. Hartile de proces pot stabili un punct de pornire de la care poate incepe proiectarea procesului viitor.

Primele doua etape din ciclul de viata al unui sistem ERP sunt planificarea si selectia. Planificarea presupune asigurarea faptului ca exista o analiza a rentabilitatii si a costurilor. Trebuie stabilita structura organizatorica a proiectului, echipa de proiect si managerul de proiect. Cea de-a doua etapa presupune ca echipa de selectie sa realizeze verificari prealabile si sa adune informatii despre fiecare pachet luat in considerare inainte de a lua o decizie finala. Cele mai importante activitati de alegere a pachetelor sunt: studiile de piata, analiza cerintelor, vizitele de referinta, demonstratii software si analiza avantajelor si dezavantajelor.

Ultimele doua etape din ciclul de viata al unui sistem ERP sunt: implementarea, operarea si mentenanta. Implementarea presupune instalarea, personalizarea, configurarea, managementul schimbarilor, migrarea, testarea si trainingul. Exista mai multe tipuri de strategii pentru a implementa un sistem ERP: strategia Big Bang, in etape si in paralel. Abordarea care ar trebui utilizata este aleasa in functie de marimea companiei, nivelul de toleranta la risc si cantitatea de resurse alocate proiectului. Ultima etapa este cea mai importanta parte a implementarii. Companiile trebuie sa ofere training continuu, sa isi imbunatateasca permanent procesele de business si sa actualizeze sistemul pentru a profita la maxim de investitiile in ERP.

Modulele de contabilitate financiara si de gestiune stau la baza unui sistem ERP. Contabilitatea are ca scop inregistrarea tranzactiilor si intocmirea situatiilor financiare pentru factorii de decizie externi. Modulul de contabilitate are cateva componente principale si anume registrul jurnal general, conturile de client, managementul creditelor, conturile de funizori si managementul disponibilitatilor banesti. Contabilitatea de gestiune presupune sprijinirea factorilor de decizie interni si include functionalitatea pentru calcularea costurilor produsului, analiza profitatbilitatii, calcularea costurilor bazate pe activitati si contabilitatea centrelor de cost si profit.

Capitolul 8 descrie activitatile cheie in procesul de comanda-incasare si modul in care aceste activitati sunt efectuate intr-un sistem ERP. Modulul CRM este definit ca o strategie de afaceri pentru cresterea profitabilitatii firmei prin consolidarea satisfactiei clientilor, a loialitatii si a brand-ului. Utilizarea sistemelor CRM presupun gestionarea interactiunilor cu clientii actuali si viitori prin automatizarea si sincronizarea marketingului, vanzarilor si serviciului clienti. De asemenea, sistemele de tip CRM ofera posibilitatea companiilor de a strange date cheie despre clientii lor pentru a putea raspunde la nevoile lor actuale.

Modulul pentru lantul de aprovizionare ofera asistenta in procesele de planificare, realizare si livrare intr-un lant de aprovizionare. Acestea ajuta la simplificarea fluxurilor financiare de informatii si de livrare de bunuri, inclusiv mutarea materiilor prime, stocul intermediar si produsele finite de la origine, la punctul de consum. Modulul de aprovizionare al unui sistem ERP este o cerinta cheie pentru multe companii, fiind o preocupare principala in proiectele de selectare a sistemelor ERP. Acesta ajuta la cresterea calitatii, a vitezei de productie si la reducerea costurilor. De asemenea, aceste beneficii extind si reteaua de furnizori ai companiei.

Modulul HCM cuprinde strategia si procesele de business care transforma capitalul uman al organizatiei intr-un activ competitiv care sustine rezultatele sale operationale si financiare. Componentele modulului HCM gestioneaza procesul de la recrutare pana la pensionare sau ciclul de viata a angajatilor. Un avantaj al utilizarii unui astfel de modul il reprezinta reducerea costurilor cu ajutorul componentei self-service pentru diferite functii, inclusiv inregistrarea pontajului si a timpului de lucru si intretinerea datelor angajatilor.

Pentru ca implementarea unui sistem ERP sa fie una de succes, sunt necesare mai multe tipuri de controale IT. Acestea sunt clasificate in controale generale si controale ale aplicatiilor. Controalele generale au rolul de a imbunatati infrastructura IT din jurul sistemului ERP. Controalele aplicatiilor sunt configurate sau programate in sistemul ERP. Exista trei tipuri de controale generale de IT: controalele modificarilor la nivel de program, controalele accesului logic si controalele centrului de date unde este gazduit sistemul ERP. Controalele aplicatiilor au rolul de a preveni introducerea unor date incorecte sau frauduloase in sistemul ERP.

Ultimul capitol prezinta modulul Analiza de business, ca modul ce ofera companiilor avantajul de a colecta toate datele, atat structurate, cat si nestructurate, astfel incat sa poata fi luate cele mai bune si mai inteligente decizii.  Analiza de business are avantajul de a oferi companiilor rapoarte, interogari, alerte, tablorui de bord, dar si alte analize mai avansate cum ar fi: data mining sau modelarea predictiva.